چگونه چند آدرس
ایمیل را با یک جیمیل مدیریت کنیم؟
شما چند آدرس
ایمیل دارید؟ یکی؟ دو تا؟ شاید هم چند تا. به نظر شما کدام یک درست تر است؟ اینکه
فقط یک آدرس ایمیل داشته باشیم یا چند تا؟ کاربران زیادی هستند که فقط از یک آدرس
ایمیل استفاده می کنند اما ما به شما می گوییم که بهتر است چند تا داشته باشید. در
ایمیل مهم است که روابط کاری و شخصی تان را از هم جدا کنید. بنابراین شما یک ایمیل
شخصی دارید که برای روابط شخصی با دوستان، آشنایان و خانواده به کار می برید و یک
ایمیل کاری که برای روابط کاری تان استفاده می کنید. ممکن است آدرس ایمیل کاری تان
یک آدرس تحت یک دامنه خاص باشد.
مثلا ممکن است
آدرس ایمیل شخصی تان: reza[@]gmail.com
و آدرس ایمیل کاری تان: reza[@]yourcompany.com
در نهایت به شما می گوییم که بد نیست
یک آدرس ایمیل سوم هم داشته باشید. هنگام وبگردی مواقع زیادی پیش می آید که باید
در سایت های مختلفی که خیلی هم قابل اعتماد نیستند، ثبت نام کنید. اگر از ایمیل
شخصی یا کاری تان برای ثبت نام استفاده کنید احتمالا با انبوهی از نامه های اسپم و
تبلیغاتی ناخواسته مواجه می شوید. در این حالت بهتر است یک ایمیل سوم برای ثبت نام
های این چنینی داشته باشید و هیچ وقت از آدرس ایمیل کاری و شخصی تان استفاده
نکنید.
اما شما از اینکه هر روز چندین اکانت
ایمیل را باز کرده و کنترل کنید، خسته شده اید.
چاره چیست؟ اینکه همه ایمیل ها را تعطیل کرده و فقط از یکی استفاده کنیم؟
یا اینکه این همه زحمت را به جان خریده و کلی از وقت مان را تلف کنیم؟ جیمیل راه
حل کاملا جالب و مناسبی را در اختیار تان می گذارد. اینکه پیام های همه ایمیل ها
را یکجا در inbox جیمیل دریافت کنید. و حتی از طریق صفحه Compose، پیام تان را
با آدرس هر اکانتی که لازم است ارسال کنید. به این صورت شما یک اکانت جیمیل مرکزی
دارید که تمام آدرس های ایمیل شما را مدیریت می کند.
ابتدا به نحوه دریافت پیام های همه ایمیل ها بر روی جیمیل می پردازیم. این
امکان را در جیمیل mail Fetcher می نامند.
۱- برای این کار قبل هر چیز باید مطمئن شوید که اکانت ایمیلی که می خواهید
پیام های آن را در جیمیل هم دریافت کنید، دسترسی POP3 را برای شما
فراهم می کند. بسیاری از سرویس های ایمیل شخصی این امکان را دارند، هات میل هم به
راحتی این کار را برای تان ممکن ساخته است. اما متاسفانه یاهو این قابلیت را فقط
با پرداخت هزینه در اختیار کاربران ویژه اش می گذارد. اگر هم می خواهید پیام های
اکانت جیمیل دیگری را از طریق این اکانت تان دریافت کنید، تنها کافی است قابلیت POP3 آن اکانت را
فعال کنید.
۲- در صفحه تنظیمات (Settings) جیمیل، تب Accounts
and Import را باز کنید. در بخش Check mail using POP3 بر روی دکمه Add POP3
email account کلیک کنید.
۳- در صفحه ای که باز می شود، آدرس
کامل اکانت ایمیلی را که می خواهید پیام های آن را در جیمیل دریافت کنید، وارد
نمایید. مثلا yourname[@]yourcompany.com حال دکمه Next
Step را کلیک کنید.
۴- جیمیل اطلاعات ایمیل وارد شده را
دریافت کرده و نشان می دهد. اگر تنظیمات درست هستند، رمزعبور مربوط به آن اکانت را
وارد کنید. در اینجا می توانید با تیک زدن Label incoming messages برچسبی هم برای
ایمیل هایی که از این اکانت دریافت می شوند، انتخاب کنید. حال دکمه Add
Account را بزنید.
نکته ۱: اگر فکر می کنید نگهداری یک
نسخه از هر ایمیل دریافتی بر روی سرور آن ایمیل ضروری است، عبارت Leave a
copy of retried message on the server را تیک بزنید. در این صورت جیمیل وقتی ایمیل
های جدید آن اکانت را دریافت می کند یک نسخه اش را هم روی سرور اصلی آن اکانت باقی
می گذارد. البته فراموش نکنید که روشن کردن این گزینه در عین حال که یک پشتیبان از
ایمیل های شما باقی می گذارد، سبب می شود که اکانت ایمیل شما خالی نشود و اگر
محدودیت حجم داشته باشید ممکن است بسته به تعداد ایمیل هایی که دریافت می کنید با
کمبود جا مواجه شوید.
همیشه ظرفیت اکانت ایمیل تان را بررسی
کنید. به خصوص در مورد ایمیل های کاری که از طرف شرکت، دانشگاه یا سازمانی در
اختیار شما قرار داده شده. اگر اکانت شما پر بشود ایمیل های دریافتی جدید شما
برگشت می خورد و هرگز به دستتان نمی رسد. بنابراین روی این موضوع حساسیت خاصی به
خرج دهید.
نکته ۲: اگر ایمیلی را که می خواهید
ثبت کنید بر روی سرور شخصی شما است، نام کاربری را به همراه یک علامت + وارد کنید.
مثلا اگر ایمیل شما yourname[@]yourcompany.com است، در بخش
نام کاربری وارد کنید : yourname+yourcompany.com
البته این موضوع در مورد همه سرورها صدق نمی کند و ممکن است روی سرور ایمیل
شرکت شما متفاوت باشد. در صورتی که در این مرحله با مشکل مواجه شدید نام کاربری را
به صورت آدرس کامل ایمیل وارد کنید. اگر این روش هم جواب نداد وقت اش است که از
مدیر سرور شرکت تان در این مورد سوال کنید!
۵-
تا اینجا به جیمیل گفتید که ایمیل های شما را از یک اکانت دیگر دریافت کند.
اما برای تکمیل کار باید به جیمیل بگویید که امکان ارسال ایمیل از اکانت جدید را
هم از طریق جیمیل برایتان فعال کند. در صفحه بعد جیمیل از شما سوال می کند که آیا
می خواهید از این آدرس برای ارسال ایمیل هم استفاده کنید؟ اگر مایل به این کار
هستید گزینه Yes, I want to be able to send mail as را انتخاب
کنید. در غیر این صورت عبارت No را کلیک کنید. در انتها دکمه Next
Step را بزنید.
نکته: اگر گزینه Yes را انتخاب کرده باشید، تعدادی مراحل اضافی
را باید بگذرانید. که در ادامه همین درس توضیح داده شده است.
۶- کار تمام است، حال جیمیل بسته به
تعداد ایمیل های دریافتی از آن اکانت، به صورت خودکار زمان کنترلی را برای آن
تعیین کرده و در آن زمان ها سرور آن ایمیل را برای دریافت پیام های جدید چک می
کند. این زمان معمولا یک ساعت یک بار است.
۷- هر لحظه که نیاز باشد که به صورت
دستی ایمیل تان را برای دریافت پیام جدید کنترل کنید، کافی است به همین تب Account
and Import بیایید و در بخش Check mail using POP3 در جلوی اکانت
مورد نظر، بر روی لینک Check mail now کلیک کنید. جیمیل همان لحظه ایمیل مورد نظر
را چک کرده و اگر ایمیل جدیدی باشد، آن را دریافت می کند.
ارسال پیام با آدرس ایمیل های مختلف
از درون جیمیل
حال ممکن است نیاز داشته باشید که از طریق دیگر ایمیل ها هم پیام هایی را
ارسال کنید. باز هم ورود جداگانه به هر اکانت سخت است! نگران نباشید، جیمیل برای
این مشکل هم فکری کرده است. شما می توانید تا ۲۰ آدرس ایمیل را به عنوان فرستنده
در جیمیل ثبت کرده و به راحتی در صفحه ارسال ایمیل از آنها استفاده کنید.
۱- در صفحه تنظیمات (Settings) جیمیل برگه Accounts
and Import را باز کنید.
۲- در بخش Send mail as بر روی دکمه Send
mail from another address کلیک کنید.
۳- در پنجره باز شده نام ارسال کننده
را نوشته و آدرس کامل ایمیل را هم وارد کنید. سپس دکمه Next Step را بزنید.
نکته: هنگامی که در مرحله ۵ بخش قبلی گزینه Yes را برای اضافه
کردن ایمیل به عنوان فرستنده وارد کنید، به صفحه ذکر شده در این مرحله منتقل
خواهید شد.
۴- در این صفحه گزینه Sent
through Gmail را انتخاب کرده و Next Step را بزنید.
۵- حال جیمیل برای اطمینان از مالکیت
شما بر ایمیل وارد شده، در این مرحله، پیام تاییدیه ای برای آن ایمیل ارسال می
کند. لازم است به صورت دستی به آن ایمیل وارد شده و لینک تاییدیه را کلیک کنید.
برای ارسال ایمیل تاییدیه دکمه Send Verification را بزنید.
۶- حال در پنجره بعدی دو روش تایید در
اختیارتان می گذارد. یا اینکه کد تاییدیه درون ایمیل ارسالی را کپی کرده و در این
کادر وارد کرده و آنگاه دکمه Verify را کلیک کنید. یا اینکه بر روی لینک Close
window کلیک کرده و این صفحه را ببندید. حال بر روی لینک تاییدیه درون
ایمیل دریافتی کلیک کنید تا هویت شما توسط گوگل تایید شود.
نکته: دقت کنید که قبل از بستن این صفحه ایمیل تاییدیه را دریافت کرده باشید.
اگر هنوز آن را دریافت نکرده اید، بر روی لینک Resend email در بالای صفحه
کلیک کنید تا ایمیل تاییدیه دوباره ارسال گردد.
۷- با کلیک بر روی لینک تاییدیه درون ایمیل به صفحه ای منتقل می شوید که در بالای
آن عبارت Confirmation Success نوشته شده است.
کار تمام است، این صفحه را بسته و به جیمیل خود بروید.
شیوه ارسال ایمیل از طریق اکانت های
مختلف وارد شده در جیمیل:
۱- دکمه Compose mail را بزنید تا به صفحه ارسال ایمیل جیمیل
منتقل شوید.
۲- در بالای صفحه و زیر دکمه Send گزینه From را می بینید.
این گزینه اکنون به یک منوی باز شونده تبدیل شده و ایمیل اصلی جیمیل تان به عنوان
پیش فرض انتخاب شده است.
۳- از میان لیست باز شده ایمیلی که می
خواهید پیام تان از طریق آن و با آدرس آن به گیرنده برسد را انتخاب کنید.
۴- به همین راحتی. بقیه مراحل را
همانند ارسال یک ایمیل عادی طی کرده و دکمه Send را بزنید. حالا
شما چند اکانت ایمیل را در یک اکانت جیمیل قرار می دهید و آنها را با لیبل از
یکدیگر جدا می کنید. در عین حال می توانید با هر کدام که خواستید ایمیل ارسال
کنید. موفق باشید.
چگونه آرشیو و
اطلاعات تماس دیگر ایمیل ها را به جیمیل منتقل کنیم؟
شاید تا به حال
از ایمیل دیگری استفاده می کرده اید و حالا می خواهید به گوگل کوچ کنید. شاید هم
اعتبار سالیانه اکانت ایمیل روی سایت شخصی تان به پایان رسیده و تمایلی به تمدید
آن ندارید! به هر حال باید بدانید که جیمیل به خوبی کار انتقال اطلاعات شما را به
جیمیل جدیدتان انجام می دهد و در هر صورت برای استادی جیمیل خوب است که از این
امکان نیز اطلاع داشته باشید.
یکی از موارد
مهم در این تغییر، استفاده از دفترچه اطلاعات تماس تان (Contacts) بر روی جیمیل
و امکان دسترسی به آرشیو ایمیل های قدیمی تان است. این کار قبلا باید با استفاده
از برنامه ها و افزونه های خاص و با دردسر فراوان انجام می شد، اما هم اکنون این
کار تنها با چند کلیک از طریق منوی تنظیمات جیمیل قابل انجام است.
۱- در اکانت جیمیل صفحه تنظیمات را
باز کنید. (Settings - Mail Settings)
۲- بر روی تب Accounts and
Import کلیک کنید.
۳- در بخش Import mail and contacts دکمه Import
from another address را بزنید.
۴- پنجره جدیدی باز می شود. چند لحظه
صبر کنید تا محتوای آن لود گردد.
۵- در کادر زیر عبارت What
account do you want to import from، آدرس ایمیلی را که می خواهید آرشیو و
اطلاعات تماس آن را به جیمیل ایمپورت کنید، تایپ کنید. حال دکمه Continue را بزنید.
۶- در صفحه بعدی رمزعبور مربوط به
ایمیلی را که می خواهید اطلاعات آن را دریافت کنید، وارد کنید و دکمه continue را بزنید.
۷- اگر رمزعبور را درست وارد کرده باشید، حال باید تنظیمات مربوط به ایمپورت
را انتخاب کنید:
برای دریافت تمامی اطلاعات تماس از
ایمیل وارد شده در مرحله قبل عبارت Import contacts را تیک بزنید.
برای دریافت ایمیل های موجود در
آرشیو ایمیل مورد نظر، گزینه Import mail را تیک بزنید.
اگر می خواهید تا هنگام مطلع کردن
افرادی که با آنها از طریق ایمیل قبلی در تماس بوده اید، ایمیل های دریافتی در ۳۰
روز آینده را هم از دست ندهید، گزینه import new mail for next 30 days را انتخاب
کنید.
برای اینکه ایمیل های دریافتی از
آرشیو ایمیل قدیمی تان با پیام های جیمیل تان تداخل پیدا نکنند، می توانید با
انتخاب گزینه Add label to all imported mail برچسب دلخواهی
بر روی آنها بزنید، نام برچسب را در کادر روبروی این عبارت بنویسید.
حال دکمه Start import را بزنید تا کار شروع شود! به همین راحتی.
البته گوگل به شما اخطار می دهد که در صورت زدن دکمه ایمپورت، شما با شرایط سرویس
دهی و قوانین حفظ حریم خصوصی این شرکت موافقت کرده اید.
۸- حال در صفحه پایانی، گوگل می گوید که کار ورود اطلاعات از ایمیل قدیمی تان
آغاز شده و معمولا بین چند ساعت تا دو روز طول می کشد. حال دکمه OK را زده و به
کارهای روزمره تان برسید. حتی می توانید جیمیل تان را بسته و کامپیوتر را خاموش
کنید. گوگل خودش کارهای لازم را انجام می دهد. هر لحظه هم که بخواهید می توانید با
مراجعه به تب Account and Import در صفحه
تنظیمات از فرایند کار و یا اتمام آن اطلاع یابید.
نکته شماره یک: اگر تا به حال از
برنامه اوت لوک برای مدیریت ایمیل های تان استفاده می کردید و آرشیوتان را فقط روی
آن دارید، باز هم مهاجرت به جیمیل کار چندان سختی نیست، تنها کافی است برنامه Google
Apps Migration for Microsoft Outlook را نصب کرده و با استفاده از آن، ایمیل ها،
تقویم و اطلاعات تماس درون اوت لوک را به جیمیل منتقل کنید.
نکته شماره دو: کاربران سیستم عامل مک هم به همین شیوه و با استفاده از برنامه
google-email-uploader-mac می توانند به راحتی آرشیوشان را از برنامه
هایی مانند اپل میل، ادورا، تاندربرد و … به جیمیل منتقل کنند.
شاید شما هم مانند من ایمیل ها و شماره تماس و بقیه مشخصات دوستان تان را از
قدیم روی تلفن همراه تان نگه داری می کرده اید و حال تصمیم دارید آنها را در اکانت
جیمیل تان هم ثبت کنید. این کار هم به راحتی قابل انجام است. تنها کافی است از
اطلاعات روی گوشی یک خروجی CVS تهیه کرده و بر روی کامپیوترتان ذخیره کنید.
نکته: اگر امکان تهیه خروجی سی وی اس
را ندارید، می توانید از این راهنمای گوگل برای تولید فایل سی وی اس هم کمک
بگیرید.
حال این مراحل را دنبال کنید:
۱- بر روی لینک Contacts در منوی سمت چپ
جیمیل (بالای عبارت Compose Mail) کلیک کنید.
۲- از منوی More actions در بالای صفحه
گزینه Import را انتخاب کنید.
۳-
دکمه Choose File را زده و فایل CVS اطلاعات تماس
تان را از روی هارد انتخاب کنید.
۴- اگر می خواهید اطلاعات تماس این فایل به صورت یک گروه جدا در جیمیل ذخیره
شوند گزینه Also add these imported contacts to: را تیک زده و
یک گروه را انتخاب کنید. یا اینکه با انتخاب گزینه New group آنها را در یک
گروه جدید درج کنید.
۵- حال تنها کافی است دکمه Import را بزنید تا جیمیل خودش همه کارها را انجام دهد.
در این درس کوتاه آموختید که چگونه از
یک ایمیل دیگر به جیمیل مهاجرت کنیم. شاید از این اطلاعات هم اکنون استفاده نکنید.
اما فراموش نکنید که شما قرار است استاد بزرگ ایمیل باشید و ممکن است در آینده
بخواهید به دوست تان برای انتقال اکانت اش کمک کنید. بنابراین این اطلاعات در زمان
خودش به کمک تان خواهد آمد.
با سپاس فراوان...